La PAO est née en 1985 avec l'arrivée du logiciel PageMaker d'Aldus et de l'imprimante LaserWriter d'Apple Computer pour l'ordinateur Apple Macintosh. La possibilité de créer à l'écran des mises en page WYSIWYG puis d'imprimer des pages à la résolution nette de 300 ppi a révolutionné tant le secteur de la composition typographique que celui de l'informatique personnelle. Le terme « desktop publishing » est attribué à Paul Brainerd, fondateur d'Aldus Corporation, qui cherchait une accroche marketing pour décrire la taille réduite et le coût relativement abordable de cette suite de produits par rapport à l'équipement professionnel de phototypographie, coûteux à l'époque.
Longtemps considérée comme une compétence de premier plan, la démocratisation de logiciels de PAO plus conviviaux a fait de la PAO une compétence secondaire dans la direction artistique, le design graphique, le développement multimédia, les communications marketing, les métiers administratifs et l'enseignement secondaire avancé dans les économies dynamiques. Les niveaux de compétence en PAO vont de ce qui s'apprend en quelques heures (par exemple, insérer un clipart dans un traitement de texte) à ce qui exige une formation universitaire et des années d'expérience (par exemple, des postes en agence de publicité).
Premiers systèmes
Selon les standards actuels, la PAO des débuts était une affaire rudimentaire. Les utilisateurs du système PageMaker-LaserWriter-Macintosh 512K subissaient des plantages fréquents, le minuscule écran noir et blanc 1 bit de 512 x 342 du Mac, l'impossibilité de contrôler l'espacement des lettres, le crénage et d'autres finesses typographiques, ainsi que des écarts entre l'affichage à l'écran et le résultat imprimé. Pourtant, à l'époque, tout cela était accueilli comme un tour de magie : difficile à croire, mais tout le monde voulait savoir comment le réaliser. Les technologies en coulisses, développées par Adobe Systems, ont posé les fondations des applications professionnelles de PAO. Les imprimantes LaserWriter et LaserWriter Plus intégraient des polices Adobe vectorielles de haute qualité en ROM. La capacité PostScript supplémentaire de la LaserWriter permettait aux concepteurs de publications de relire les fichiers sur une imprimante locale, puis d'imprimer ce même fichier auprès de prestataires PAO sur des imprimantes PostScript à résolution optique de 600+ ppi, telles que celles de Linotronic. Plus tard, le Macintosh II est sorti, bien plus adapté à la PAO grâce à son écran plus grand et couleur. En 1986, Ventura Publisher, basé sur GEM, a été lancé pour les ordinateurs MS-DOS. Alors que la métaphore du plan de travail de PageMaker simulait de près le processus de création manuelle de mises en page, Ventura Publisher automatisait la mise en page grâce à l'utilisation de balises/feuilles de style et à la génération automatique d'index et d'autres éléments. Cela le rendait adapté aux manuels et autres documents longs. La PAO a gagné le marché domestique avec Publishing Partner pour l'Atari ST en 1986 puis pour l'Amiga, Timeworks Publisher de GST sur PC et Atari ST, Calamus pour l'Atari TT030, Startseite Publisher et Newsroom pour les ordinateurs 8 bits comme l'Apple II. Durant ces premières années, la PAO a acquis mauvaise réputation à cause d'utilisateurs non formés qui produisaient des mises en page chaotiques à effet « ransom note » - critiques qui seraient de nouveau adressées aux premiers éditeurs web une décennie plus tard.
Systèmes matures
Les contrôles typographiques et la gestion d'images améliorés des systèmes d'édition PC et Mac ont attiré de plus en plus l'attention des éditeurs professionnels. Le tournant a été l'arrivée de Quark XPress dans les années 1990 et le nombre sans cesse croissant de polices numériques. XPress est devenu dominant dans le monde de l'édition jusqu'au début des années 2000, lorsque Adobe InDesign a gagné en popularité grâce à ses puissants contrôles typographiques et à son intégration avec les autres produits d'édition d'Adobe, en particulier ceux dominants dans les secteurs du design, de la photographie, de l'édition, de l'imprimerie et des médias numériques. À la fin des années 1990, pratiquement toute l'édition était devenue de la « PAO ». La flexibilité et la rapidité supérieures des systèmes de PAO ont considérablement réduit les délais pour toutes les formes de publication et permettent des designs et des mises en page élaborés, inimaginables durant les décennies qui ont précédé la PAO. L'édition en base de données a encore réduit le temps nécessaire pour élaborer des manuels épais et des catalogues. La PAO a conditionné une génération d'utilisateurs d'ordinateurs personnels à être à l'affût de la « prochaine grande nouveauté ». À la fin des années 1980, les développeurs ont appliqué le préfixe « desktop » avec espoir à de nouveaux marchés potentiels comme les « desktop presentations », les « desktop forms » et la « desktop video ». Tous ces marchés se sont avérés importants (voir PowerPoint, Adobe Acrobat et miniDV par exemple), en particulier le montage vidéo de bureau. De nombreux films de long métrage sont désormais montés sur Apple Final Cut Pro sur un ordinateur de bureau, remplaçant des équipements et logiciels qui auraient coûté cent mille dollars dans les années 1980.
Comparaisons avec le traitement de texte
Bien que les logiciels de PAO proposent toujours des fonctionnalités étendues nécessaires à l'édition imprimée, les traitements de texte modernes offrent aujourd'hui des capacités d'édition supérieures à celles de nombreuses anciennes applications de PAO, brouillant la frontière entre traitement de texte et PAO.
Aux débuts des interfaces utilisateur graphiques, les logiciels de PAO étaient dans une catégorie à part comparés aux applications de traitement de texte assez spartiates de l'époque. Des programmes comme WordPerfect et WordStar étaient encore majoritairement axés texte et offraient peu de choses en matière de mise en page, hormis peut-être les marges et l'interligne. À l'inverse, les logiciels de traitement de texte étaient nécessaires pour des fonctionnalités comme l'indexation et le correcteur orthographique, fonctionnalités qui aujourd'hui vont de soi. Les ordinateurs et systèmes d'exploitation devenant plus puissants, les éditeurs ont cherché à fournir aux utilisateurs une plateforme applicative unique capable de couvrir tous les besoins. Des logiciels comme Microsoft Word proposent des mises en page avancées et des liens entre documents, tandis que les applications de PAO ont ajouté des fonctionnalités courantes des traitements de texte.
Comparaisons avec d'autres mises en page électroniques
Dans l'usage moderne, on ne considère généralement pas que la PAO inclut des outils comme TeX ou troff, bien que les deux puissent aisément être utilisés sur un système de bureau moderne et soient livrés en standard avec de nombreux systèmes d'exploitation de type Unix et aisément disponibles pour d'autres systèmes. La différence clé entre les logiciels de composition électronique et les logiciels de PAO est que les logiciels de PAO sont généralement interactifs et WYSIWYG, tandis que les logiciels anciens de composition électronique fonctionnent plutôt en mode batch, exigeant de l'utilisateur qu'il saisisse manuellement le langage de balisage du programme de traitement, sans visualisation directe du produit fini. L'ancien style de logiciels de composition occupe une niche substantielle mais décroissante dans la rédaction technique et l'édition de manuels scolaires ; toutefois, comme une grande partie des logiciels de ce genre est désormais open source, elle peut s'avérer plus rentable que les systèmes de PAO à vocation professionnelle.
Il existe un certain recouvrement entre la PAO et ce que l'on appelle l'édition hypermédia (c'est-à-dire web design, kiosque, CD-ROM). De nombreux éditeurs HTML graphiques comme Microsoft FrontPage et Dreamweaver utilisent un moteur de mise en page similaire à celui d'un logiciel de PAO. Toutefois, certains concepteurs web préfèrent encore écrire le HTML sans l'aide d'un éditeur WYSIWYG, et n'ont recours à ces logiciels, le cas échéant, que pour des mises en page complexes difficiles à rendre dans du code HTML écrit à la main.